Normas de procedimiento según el Art. 8 Párrafo 2 de la Ley de debida diligencia de la cadena de suministro alemana (LkSG)
I. Creación y objetivo del procedimiento de reclamaciones
La compañía Miele ha creado un procedimiento de reclamaciones adecuado de acuerdo con el Art. 8 de la LkSG. El procedimiento de reclamaciones permite que las personas señalen riesgos para los derechos humanos y medioambientales, así como violaciones de los derechos humanos o de obligaciones medioambientales que hayan surgido a través de las actividades económicas de una empresa en su propio ámbito de negocio o de un proveedor directo o indirecto.
II. Responsabilidad y accesibilidad
El procedimiento de reclamaciones está radicado en un abogado externo de confianza (defensor del cliente), accesible de la siguiente forma:
Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4
D – 33602 Bielefeld (Alemania)
Tel: +49 521 557 333 0/Móvil: +49 151 58230321
Correo electrónico: ombudsmann@thielvonherff.de
Plataforma de comunicación: www.report-tvh.com
Página de inicio: www.thielvonherff.de
El abogado de confianza actuará como abogado autónomo e independiente. Es imparcial y no está sujeto a las indicaciones de la compañía con respecto al tratamiento de los informes. El abogado de confianza está obligado a la confidencialidad. Si así se desea, mantiene confidencialidad sobre la identidad de la persona informante.
III. Procedimiento de reclamaciones
El abogado de confianza recibe las reclamaciones y, si corresponde, discute la situación con la persona informante. En todos los casos, la persona informante recibe confirmación de la recepción de la reclamación.
El abogado de confianza comprueba si se ha producido una infracción de acuerdo con la LkSG o contra alguna otra ley o normativa interna. En la medida en la que existen suficientes evidencias, traslada el asunto en un formato autorizado a la compañía para que proceda a investigar, cuya ejecución operativa es responsabilidad del departamento de Cumplimiento normativo. El abogado de confianza no realiza ninguna investigación para no poner en peligro su neutralidad.
La compañía investiga la denuncia de acuerdo con la legislación y la normativa interna, así como considerando los intereses de todas las partes afectadas. La investigación deberá ser rápida y no deberá sufrir mayores interrupciones.
Las personas afectadas por la investigación se deberán tratar de forma justa y respetuosa. Para todos los afectados rige la presunción de inocencia. Se debe respetar el derecho a ser escuchado. Por eso, se informará lo antes posible a las personas afectadas por una reclamación sobre la misma y se les indicará su derecho de información y de corrección. Sin embargo, si existe un riesgo grave de que la notificación ponga en peligro la investigación de la reclamación, la notificación se puede posponer hasta que se termine la investigación o hasta que desaparezca dicho riesgo.
La valoración legal del asunto investigado y la determinación de las medidas adecuadas para su eliminación o para evitar las prácticas empresariales incorrectas las realizará la compañía, para lo que podrá contar con la asistencia del abogado de confianza. Estas medidas pueden consistir en acciones legales civiles o en la inclusión de las autoridades. Incluso en el caso de que no se identifiquen violaciones en ese caso, se pueden dar sugerencias de cambios apropiadas para los procesos de trabajo y de negocios, así como cambios en las normas internas de procedimiento y de comportamiento.
La persona informante puede solicitar en todo momento al abogado de confianza actualización sobre el asunto. En un plazo de tres meses a partir de la recepción del informe, se recibirá contestación sobre las medidas adoptadas a raíz de la reclamación. A más tardar, al finalizar el proceso se recibirá información del abogado de confianza sobre los resultados, dentro de lo permitido por la ley.
IV. Protección de la persona informante
La persona informante está generalmente protegida de cualquier discriminación o medidas disciplinarias. No se tolerará ningún tipo de venganza contra el informante. En caso de medidas de venganza contra la persona informante, se deberá informar al abogado de confianza de forma inmediata.
Si el abogado de confianza ha confirmado el anonimato a una persona informante, no se divulgará su nombre ni identidad a la empresa ni a terceros sin su autorización. Si el abogado de confianza es llamado a testificar en un proceso penal, civil o de otro tipo, solo revelará el nombre e identidad de la persona que proporciona la información si se lo autorizan por escrito tanto la persona informante como la compañía.
El deseo del informante de proteger su identidad puede contradecir el interés de las personas afectadas por el denunciante en revelar los hechos. Esta es otra razón por la que no se tolerará el abuso consciente del procedimiento de reclamaciones y sugerencias. El abogado de confianza informará a la persona informante durante la primera conversación que si se abusa intencionalmente del proceso de reclamación, su identidad podrá ser revelada a la compañía.
V. Protección de datos
El abogado de confianza garantizará el cumplimiento de los requisitos legales de conservación y la normativa relativa a la protección de datos. Los datos personales recogidos se limitarán a información sobre la identidad, función y datos de contacto de las personas informantes y afectadas, así como el resto de datos personales que sean absolutamente necesarios para tramitar el asunto. Adicionalmente, solo se guardarán los hechos notificados, la información del proceso, el seguimiento del informe y los informes de verificación.
Los datos personales recopilados como parte de los informes e investigaciones se conservarán hasta dos meses después de la finalización de la investigación. El plazo se ampliará en consecuencia si a la conclusión de la investigación existen procedimientos disciplinarios o judiciales u otros litigios que necesiten dichos datos.
El responsable de protección de datos comprobará periódicamente el cumplimiento de la protección de datos del procedimiento de reclamaciones.
VI. Efectividad del procedimiento de reclamaciones
Una vez al año se comprobará la efectividad del procedimiento de reclamaciones, así como cuando un evento lo requiera, por ejemplo, cuando la compañía pueda esperar un nivel de riesgo significativamente diferente o aumentado, o si tiene que tener en cuenta a un proveedor directo, por ejemplo, por el lanzamiento de productos, proyectos o sectores de negocio nuevos.